Handelsregister-Aufzeichnungen gemäss Obligationenrecht und Handelsregisterverordnung
Titel
Handelsregister-Aufzeichnungen gemäss Obligationenrecht und Handelsregisterverordnung
Signatur
JD-REG 4a
Stufe
Bestand
Entstehungszeitraum
1882-2007
Rechtsstatus
Eigentum des Staatsarchivs Basel-Stadt
Laufmeter
21.10
Bestandsgeschichte
Zugang (1) wurde dem Staatarchiv 1989 abgeliefert. Da die rechtliche Aufbewahrungsfrist der Belegakten der J. R. Geigy AG bis zu ihrer Fusion mit der Ciba AG abgelaufen war, waren diese dem Staatsarchiv eher zufällig angeboten worden.
Die Übergabe von Zugang (2) im Sommer 2010 erfolgte einerseits aufgrund des bevorstehenden Umzugs des Handelsregisteramts von der Martinsgasse an die Spiegelgasse. Andererseits musste das Amt kaum je mehr auf diese Unterlagen zurückgreifen, da das Handelsregister seit Jahren in elektronischer Form geführt wird. Von den Dauerakten wurden das Hauptregister und das chronologische Tagebuch abgeliefert, während das alphabetische Firmenverzeichnis auf dem Handelsregisteramt verblieb.
Form und Inhalt
Das Handelsregister besteht gemäss Obligationenrecht und Handelsregisterverordnung aus einer Kombination von Aufzeichnungen. Am wichtigsten sind das Hauptregister, das alphabetische Firmenverzeichnis und das chronologische Tagebuch, die auch aus rechtlichen Gründen dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Das Hauptregister wurde bis Januar 1968 in Bandform geführt, dann in Karteiform, wobei die Eintragungen bis ca. 1973 sukzessive aus den Bänden auf die Karten übertragen wurden. Obwohl auch im Kanton Basel-Stadt das Handelsregister heute in elektronischer Form geführt wird, wird das chronologische Tagebuch weiterhin aus dem System auf Papier ausgedruckt und jährlich gebunden.
In Zugang (2) dem Staatsarchiv abgeliefert wurden das Hauptregister und das chronologische Tagebuch.
Zudem gibt es noch die Belegakten. Diese enthalten Anmeldungen von Firmen, Statuten, Auszüge aus Versammlungsprotokollen, Arbeitspapiere/Aktennotizen des Handelsregisteramtes, Ausschnitte aus dem Schweiz. Handelsamtsblatt (SHAB) etc. Der Informationswert der Belegakten im Sinne des Primärzwecks ist allerdings nicht sehr gross, da die massgeblichen Informationen im Hauptregister eingetragen wurden und die firmenspezifischen Unterlagen unsystematisch zusammengesetzt und unvollständig sind.
Bewertung und Kassation
Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen dürfen das Hauptregister, das chronologische Tagebuch und das alphabetische Firmenverzeichnis nicht vernichtet werden (siehe: Amtliche Sammlung des Bundesrechts 1971, 1839). Diese werden daher auch vom Staatsarchiv integral übernommen.
Die Aufbewahrungsfrist für die Belegakten inkl. begleitende Korrespondenz liegt seit 1970 bei 10 Jahren. Zur dauerhaften Archivierung übernommen werden aus den Belegakten lediglich einige Specimina sowie ausnahmsweise auch besondere Fälle. Die aus rechtlicher Sicht wichtigen Informationen zu den Firmen befinden sich in verdichteter Form im Hauptregister. Die restlichen, für das Handelsregisteramt unerheblichen Informationen in den Belegen sind unsystematisch zusammengesetzt und unvollständig. Anhand der Belege liesse sich keine Unternehmensgeschichte schreiben; es fehlen insbesondere Unterlagen über wichtige Ereignisse, die Firmenpolitik, die Organisation, die Finanzen, den Vertrieb, die Produkte, das Personalwesen, die Kooperation, die Öffentlichkeitsarbeit, die sozialen Aktivitäten, die Aufsichtsorgane und die Umgebung einer Firma (Topographie). Auf eine extensivere Übernahme dieser Unterlagen wurde daher verzichtet.
Schutzfristkategorie
Ordentliche Schutzfrist
Bewilligung
Gemäss Archivgesetz BS
Schutzfrist
Zeitraumende
Schutzfristdauer
30
Ende der Schutzfrist
12/31/2037
Zugänglichkeit
Oeffentlich
Zugangsbestimmungen
Es gelten die allgemeinen Benutzungsbestimmungen des Staatsarchivs Basel-Stadt.
Physische Benutzbarkeit
uneingeschränkt
Findhilfsmittel
Bei der Suche nach dem Eintrag zu einer konkreten Firma bildet das alphabetische Firmenverzeichnis den Schlüssel sowohl zum Hauptregister als auch zum chronologischen Tagebuch; dieses Verzeichnis wird jedoch nach wie vor auf dem Handelsregisteramt aufbewahrt.
Behelfsmässig können Einträge über folgenden Weg eruiert werden: Im Kantonsblatt, welches jeweils durch ein halbjährliches Register erschlossen ist, lässt sich das Datum eines Eintrags / einer Mutation feststellen und damit auch der Eintrag im chronologischen Tagebuch (1-2) finden. Das chronologische Tagebuch wiederum verweist auf den entsprechenden Eintrag im Hauptregister (1-1).
Verwandte VE nicht in scopeArchiv
Weitere Unterlagen zu Firmen sind zu finden:
1) In den sogenannten ungebundene Konkursakten. Diese sind vollständiger, aussagekräftiger, aber auch komplexer als die Belegakten der Handelsregisterämter. Solche Konkursakten fallen aber nur dann an, wenn eine Firma zahlungsunfähig wird. Bei anderen Liquidationsgründen, zum Beispiel durch einen Beschluss der Generalversammlung oder per Statut, werden keine Akten durch die Konkursämter beschlagnahmt.
2) In den Steuerdossiers. In erster Linie bestehen diese aus Einschätzungsakten. Als Beilage enthalten sie aber Dokumente wie z. B. Berichte der Revisionsstellen, Geschäftsberichte, z. T. auch interne Erhebungen der Steuerverwaltung etc., die in wirtschaftsgeschichtlicher Hinsicht aufschlussreich sein können